Datenaustausch

1. Herkömmlicher Ablauf ohne Datenträgeraustausch

Zur Erstellung der jährlichen Heizkostenabrechnung benötigen wir von Ihnen jährlich die Aufstellung der in der Abrechnungsperiode entstandenen Kosten und der Nutzungswechseldaten. Alle Daten für die Kosten- und Abnehmeraufstellung - einschließlich eventueller Änderungen von Umlageschlüsseln, Wohnungsdaten, Nutzernamen usw.  - müssen von Ihnen manuell in die entsprechenden Fiormulare eingetragen werden.

Nach Erstellung der Abrechnung erhalten Sie Einzelabrechnungen für jeden Nutzer sowie eine Abrechnungsübersicht für Ihre Unterlagen. Ist eine weitere Bearbeitung und Übertragung der Abrechnungsergebnisse in die verwaltungseigene Buchhaltung erforderlich, dann müssen Sie dies ebenfalls wieder manuell durch Eingabe der Daten je Wohnungsnutzer vornehmen.

2. Belegloser Datenaustausch

Die Alternative zum herkömmlichen Verfahren ist der elektronische Datenaustausch. Dazu bieten wir Ihnen verschiedene Übertragungswege:

• Per Email: Nach Abstimmung der Ordnungsbegriffe übersenden Sie uns die Kosten- und Abnehmeraufstellung als Anhang (Attachement) zu einer Email.
• Per Datenträger: Sie senden uns eine Diskette oder ein Magnetband, auf der/dem die Daten gespeichert sind.

A+S erstellt dann wie bisher komplette Heiz-, Warmwasser- und evtl. Mietnebenkostenabrechnungen in Form von Einzelabrechnungen je Wohnung und eine Gesamtabrechnung zur Übersicht. Zusätzlich erhalten Sie die Abrechnungsergebnisse auf Datenträger. Davon können die anteiligen Kosten je Nutzer bzw. Guthaben oder Nachzahlungsbeträge direkt in Ihre Abnehmerkonten übernommen werden.