Datenaustausch
1. Herkömmlicher Ablauf ohne Datenaustausch
Zur Erstellung der jährlichen Heizkostenabrechnung benötigen wir von Ihnen jährlich die Aufstellung der in der Abrechnungsperiode entstandenen Kosten und der Nutzungswechseldaten. Alle Daten für die Kosten- und Abnehmeraufstellung – einschließlich eventueller Änderungen von Umlageschlüsseln, Wohnungsdaten, Nutzernamen usw. – müssen von Ihnen manuell in die entsprechenden Formulare eingetragen werden.
Nach Erstellung der Abrechnung erhalten Sie Einzelabrechnungen für jeden Nutzer sowie eine Abrechnungsübersicht für Ihre Unterlagen. Ist eine weitere Bearbeitung und Übertragung der Abrechnungsergebnisse in die verwaltungseigene Buchhaltung erforderlich, dann müssen Sie dies ebenfalls wieder manuell durch Eingabe der Daten je Wohnungsnutzer vornehmen.
2. Belegloser Datenaustausch
Die Alternative zum herkömmlichen Verfahren ist der elektronische Datenaustausch. Dazu bieten wir Ihnen den folgenden Übertragungsweg an:
- Per E-Mail: Nach Abstimmung der Ordnungsbegriffe übersenden Sie uns die Kosten- und Abnehmeraufstellung als Anhang (Attachment) zu einer E-Mail
Die A+S GmbH erstellt dann wie bisher komplette Heiz-, Warmwasser- und evtl. Mietnebenkostenabrechnungen in Form von Einzelabrechnungen je Wohnung und eine Gesamtabrechnung zur Übersicht. Davon können die anteiligen Kosten je Nutzer bzw. Guthaben oder Nachzahlungsbeträge direkt in Ihre Abnehmerkonten übernommen werden.
3. Einzelne Etappen des Datenaustausches
3.1 Vereinbarung des gegenseitigen Datenaustausches
Bestandteil der Vereinbarung ist der Satz- und Dateiaufbau, die dem Standardverfahren zum Datenaustausch bei der Erstellung der Heizkostenabrechnungen entsprechen.
3.2 Vorbereitende Arbeiten
Um den Datenträgeraustausch ausführen zu können benötigen wir für alle Nutzer und Nutzeinheiten Ihren "Ordnungsbegriff" (Nummer unter der Ihr Programm einen Nutzer führt). Wenn diese Abnehmernummern bisher noch nicht in den Stammdaten bei der A+S GmbH gespeichert sind, ist dazu eine Auflistung von Wohnungsnummer, Wohnungslage, Nutzer und dessen Datenzuordnungsnummer erforderlich. Wichtig: Es muss für uns aus Ihren Daten (Liste aus Ihrem Programm) klar ersichtlich sein, wie genau die Speicherung erfolgen muss (Zahlen, Punkte, Komma, Leerzeichen usw.). Außerdem benötigen wir eine Angabe, mit welcher Version des Datenaustausches Ihr Programm arbeitet. Es gibt die Versionen 2.0 und 3.0. Es kann jedoch auch, wenn bisher schon Abrechnungen erstellt worden sind, die Abnehmeraufstellung zur Eintragung der Datenzuordnungsnummer benutzt werden. Die Übermittlung dieser Daten sollte möglichst frühzeitig und nicht erst zum Abrechnungszeitraumende erfolgen.
3.3 Erster Datenabgleich
Nach Speicherung aller der von Ihnen vorgegeben Daten erhalten Sie die ersten Daten mit dem Austauschsatz "A" zum Abgleich der Ordnungsbegriffe. Nach Prüfung dieser Daten in Ihrer EDV-Anlage müssen Sie der A+S GmbH eventuell festgestellte Fehler und Unstimmigkeiten mitteilen, damit eine Korrektur erfolgen kann. Der Austausch des Datensatz "A" erfolgt so lange, bis die Ordnungsbegriffe eindeutig zugeordnet und in die Stammdaten Ihrer Software übernommen werden können.
3.4 Erstellung der Heizkostenabrechnung
Mit der ausgefüllten Kostenaufstellung erhält die A+S GmbH von Ihnen die Austauschsätze "M" (Mietersätze) und "L" (Liegenschaftssatz), mit den in der Abrechnungsperiode eingetretenen Veränderungen und eventuell zu berücksichtigenden Vorauszahlungen. Unter Einbeziehung dieser Daten und der Ablesewerte wird dann die Heizkostenabrechnung erstellt.
3.5 Übergabe der Abrechnungsergebnisse
Sie erhalten die komplette Heizkostenabrechnung mit Einzelabrechnungen je Nutzer. Zusätzlich wird der Datensatz "D" zur Übernahme der Abrechnungsergebnisse in die interne Nutzerverrechnung zugestellt, sowie die vereinbarten E-Sätze. Nach Ihrer Prüfung der einzelnen Abrechnungen kann die Freigabe und Übernahme des Datensatzes "D" erfolgen.
Die neuesten Datenaustausch-Standards sowie Satzaufbauten finden Sie unter www.arge-heiwako.de/204-0-standard-datenaustausch.html.