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Datenaustausch

1. Herkömmlicher Ablauf ohne Datenaustausch

Zur Erstellung der jährlichen Heizkostenabrechnung benötigen wir von Ihnen jährlich die Aufstellung der in der Abrechnungsperiode entstandenen Kosten und der Nutzungswechseldaten. Alle Daten für die Kosten- und Abnehmeraufstellung – einschließlich eventueller Änderungen von Umlageschlüsseln, Wohnungsdaten, Nutzernamen usw. – müssen von Ihnen manuell in die entsprechenden Formulare eingetragen werden.

Nach Erstellung der Abrechnung erhalten Sie Einzelabrechnungen für jeden Nutzer sowie eine Abrechnungsübersicht für Ihre Unterlagen. Ist eine weitere Bearbeitung und Übertragung der Abrechnungsergebnisse in die verwaltungseigene Buchhaltung erforderlich, dann müssen Sie dies ebenfalls wieder manuell durch Eingabe der Daten je Wohnungsnutzer vornehmen.

2. Belegloser Datenaustausch

Die Alternative zum herkömmlichen Verfahren ist der elektronische Datenaustausch. Dazu bieten wir Ihnen den folgenden Übertragungsweg an:

  • Per E-Mail: Nach Abstimmung der Ordnungsbegriffe übersenden Sie uns die Kosten- und Abnehmeraufstellung als Anhang (Attachment) zu einer E-Mail

Die A+S GmbH erstellt dann wie bisher komplette Heiz-, Warmwasser- und evtl. Mietnebenkostenabrechnungen in Form von Einzelabrechnungen je Wohnung und eine Gesamtabrechnung zur Übersicht. Davon können die anteiligen Kosten je Nutzer bzw. Guthaben oder Nachzahlungsbeträge direkt in Ihre Abnehmerkonten übernommen werden.

3. Einzelne Etappen des Datenaustausches

3.1 Vereinbarung des gegenseitigen Datenaustausches

Bestandteil der Vereinbarung ist der Satz- und Dateiaufbau, die dem Standardverfahren zum Datenaustausch bei der Erstellung der Heizkostenabrechnungen entsprechen.

3.2 Vorbereitende Arbeiten

Vor Beginn des Datenaustausches ist eine Abstimmung und eindeutige Zuordnung der Ordnungsbegriffe notwendig, die Sie und die A+S GmbH für die jeweiligen Nutzer einer Liegenschaft verwenden. Wenn diese Abnehmernummern bisher noch nicht in den Stammdaten bei der A+S GmbH gespeichert sind, ist dazu die Ausfüllung des Formulars "Datenaustauschliste" erforderlich. Es kann jedoch auch, wenn bisher schon Abrechnungen erstellt worden sind, die Abnehmeraufstellung zur Eintragung dieser Daten benutzt werden.

3.3 Erster Datenabgleich

Ca. 6 bis 8 Wochen vor Ende des Abrechnungszeitraumes erhalten Sie die ersten Daten mit dem Austauschsatz "A" zum Abgleich der Ordnungsbegriffe. Bei der ersten Erstellung der Abrechnung sollte diese Abstimmung schon eher erfolgen, um genügend Zeit für die Prüfung der Les- und Übertragbarkeit zu haben. Nach Prüfung dieser Daten in Ihrer EDV-Anlage müssen Sie der A+S GmbH eventuell festgestellte Fehler und Unstimmigkeiten mitteilen, damit eine Korrektur erfolgen kann. Der Austausch des Datensatz "A" erfolgt so lange, bis die Ordnungsbegriffe eindeutig zugeordnet und in die Stammdaten übernommen werden können.

3.4 Erstellung der Heizkostenabrechnung

Mit der ausgefüllten Kostenaufstellung erhält die A+S GmbH von Ihnen die Austauschsätze "M" (Mietersätze) und "L" (Liegenschaftssatz), mit den in der Abrechnungsperiode eingetretenen Veränderungen und eventuell zu berücksichtigenden Vorauszahlungen. Unter Einbeziehung dieser Daten und der Ablesewerte wird dann die Heizkostenabrechnung erstellt.

3.5 Übergabe der Abrechnungsergebnisse

Sie erhalten die komplette Heizkostenabrechnung mit Einzelabrechnungen je Nutzer. Zusätzlich wird der Datensatz "D" zur Übernahme der Abrechnungsergebnisse in die interne Nutzerverrechnung zugestellt. Nach Ihrer Prüfung der einzelnen Abrechnungen kann die Freigabe und Übernahme des Datensatzes "D" erfolgen.